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Nächster Karrierestopp: Öffentliche Beschaffung

Lukas Siebel arbeitet als strategischer Einkäufer bei der Stiftung Hospital zum Heiligen Geist in Frankfurt am Main. Im Interview mit BME-JobSource berichtet er über seinen Berufseinstieg und die Herausforderungen im öffentlichen Einkauf.
Veröffentlicht am 05.07.2021

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Foto: Heidi Scherm

Wie sind Sie zum öffentlichen Einkauf gekommen?

Lukas Siebel: Während meiner Tätigkeit beim BME, habe ich an dem Projekt KOINNO mitgearbeitet, bei dem es ausschließlich um den öffentlichen Einkauf geht. Die behandelten Themen waren für mich teilweise recht theoretisch. Es ging darum, wie die Beschaffungsprozesse im Idealzustand aussehen können. Daraus entstand mein Interesse am öffentlichen Einkauf und der Wunsch, hier beruflich einzusteigen.

Was finden Sie besonders spannend und attraktiv am öffentlichen Einkauf?

Anfangs fand ich die innovativen Prozesse in der Theorie sehr interessant. Jetzt, wo ich selbst im öffentlichen Einkauf tätig bin, fasziniert es mich, wie breit die Aufgabengebiete tatsächlich sind. Im strategischen Einkauf ist es sehr spannend zu sehen, dass man noch mit vielen anderen Abteilungen im Kontakt ist. Es ist wichtig, auch ein gewisses Verständnis für die anderen Bereiche im Unternehmen zu haben, da diese sich mit der Beschaffung überschneiden. Außerdem freut es mich, dass ich nicht wirklich jeden Tag dasselbe mache, sondern totale Abwechslung habe.

Worin bestehen Ihre Aufgaben konkret?  

Ich bin im strategischen Einkauf in der Zentralverwaltung der Stiftung tätig und zu meinen Hauptaufgaben gehören in erster Linie Ausschreibungen. Dazu zählen etwa die Erstellung der Vergabeunterlagen in Zusammenarbeit mit den entsprechenden Fachabteilungen, die Veröffentlichung, die abschließende Angebotsauswertung und die Auftragsvergabe. Nebenbei wirke ich aber auch im IT-Einkauf mit und kümmere mich vor allem um länger andauernde Beschaffungsprojekte.

Welche Vorteile hat Ihrer Meinung nach der Öffentliche Sektor gegenüber der Privatwirtschaft?

Ganz klar die Wettbewerbsneutralität, also das Gebot, hersteller- und produktneutral auszuschreiben. Die Herausforderung ist an dieser Stelle das Erstellen der Leistungsbeschreibung. Dazu kommt noch ein weiterer Punkt: Bei Beschaffungen in der Privatwirtschaft stehen Verhandlungen und Lieferantenauswahl sehr im Vordergrund. Im öffentlichen Einkauf ist das bis zu einem gewissen Grad zwar auch möglich, jedoch begrenzt durch das Vergaberecht. Das bringt natürlich auch einige Nachteile mit sich, da man im öffentlichen Einkauf keine so große Freiheit hat, wie man sie in der Privatwirtschaft hat.
Der Vorteil ist hier aber ganz klar die Wettbewerbsneutralität des öffentlichen Auftraggebers, sodass einzelnen Anbietern keine Wettbewerbsvorteile verschafft werden. Man kann nicht sagen „ich nehme Anbieter A, weil er mir subjektiv mehr zusagt“, während Anbieter B viel produktiver wäre. Hier muss man ganz deutlich begründen, wie und warum man vergibt. Das finde ich wirklich gut. Auch kleine Start-ups bekommen dadurch die Möglichkeit, ins Haus zu kommen.

Was kann der öffentliche Einkauf verbessern, um moderner und attraktiver für Berufseinsteiger zu werden?

In der Regel dauert es sehr lange, bis teure Projekte umgesetzt werden können. Das liegt daran, dass diese eine lange Vorlaufzeit brauchen, da viele Dinge ausgeschrieben oder in andere zeitintensive Vergabeverfahren gehen müssen. Bis zu einem gewissen Grad ist das natürlich sinnvoll. Es gibt jedoch auch viele Projekte, die nicht genau planbar sind. Fällt also beispielsweise ein teures und alltäglich genutztes Gerät aus, muss dieses häufig so schnell wie möglich ersetzt werden. Die vorgegebene und teils verpflichtende Bearbeitungszeit kann hier trotz Ausnahmeregelungen nicht immer eingehalten werden.
Vor allem Berufseinsteiger stehen hier vor einer großen Herausforderung. Für sie ist es auf Grund fehlender Erfahrung noch sehr schwierig, gute Vergabeunterlagen, wie etwa ein vollständiges Leistungsverzeichnis oder eine durchdachte Gewichtungsmatrix in kurzer Zeit zu erstellen, die nicht nur intern, sondern auch extern verständlich und rechtlich einwandfrei ist.
Mustervorlagen, die auf einzelne Bereiche oder vielleicht sogar auf Warengruppen zugeschnitten sind, könnten vor allem gedankliche Unterstützung geben und die Meetings mit den Fachabteilungen produktiver gestalten. Grundsätzlich gilt: Je zügiger gearbeitet werden muss, desto schneller können sich Fehler einschleichen. Dieser Herausforderung muss sich der Einkäufer  stellen. Ist das Verfahren öffentlich, so ist auch die Wahl der Vergabeplattform eine Ermessenssache und nicht vereinheitlicht. Der Aufbau der unterschiedlichen Plattformen unterscheidet sich jedoch enorm, was eine weitere Herausforderung darstellt.

Inwiefern berücksichtigt der öffentliche Sektor die Vereinbarkeit von Familie und Beruf beziehungsweise die Work-Life-Balance?

Man hat sehr viele Vorteile im öffentlichen Sektor, zum Beispiel einen abwechslungsreichen, aber geregelten Arbeitstag. Oft besteht sogar die Möglichkeit, verbeamtet zu werden. Ich würde sagen, dass die Work-Life-Balance hier wirklich super ist.

Welche Herausforderungen und welche Chancen sehen Sie im öffentlichen Einkauf?

Herausforderungen kommen meiner Meinung nach spontan. Man muss sich dem Alltag stellen, sich auf das Vergaberecht einlassen und versuchen, es zu verstehen. Anfangs ist das erst einmal schwierig aufgrund der vielen Gesetze. Chancen sehe ich für mich in der Weiterentwicklung und Weiterbildung in vielen Bereichen, die entweder dem Einkauf selbst zugeordnet werden oder gut mit dem Einkauf kooperieren. So kann man sich beispielsweise zum Facheinkäufer oder zu einem Vergaberechtsexperten weiterbilden.

Was macht Ihnen am meisten Freude an Ihrer Arbeit? 

Ich habe einen ziemlich abwechslungsreichen Alltag mit flexiblen Arbeitszeiten.
Dabei kann ich in unterschiedlichen Bereichen mitwirken und habe mit vielen verschiedenen Abteilungen und Kollegen zu tun. Die Abwechslung und die Zusammenarbeit im Team bereiten mir ebenfalls Freude.

Welchen Rat haben Sie für Young Professionals, wenn es um den Berufseinstieg im öffentlichen Sektor geht?

Selbst, wenn man nur Interesse zeigt, aber noch nicht viel über den Einkauf im öffentlichen Sektor weiß, sollte man diesem unbedingt eine Chance geben und vielleicht mal an einem Seminar oder an einer Infoveranstaltung teilnehmen. Wer sich bereits etwas tiefer in die Materie eingearbeitet hat, kann vielleicht auch mal versuchen, sich eine gesamte Lieferkette anzuschauen, um nachzuvollziehen, welche Akteure am Prozess beteiligt sind. Er wird feststellen, dass es zwischen der Herstellung, dem Vertrieb und Einkauf und der eigentlichen Produktnutzung oft noch viele Zwischenstationen gibt, die für Young Professionals durchaus interessant sein könnten.

Aus welchen Gründen können Sie den öffentlichen Einkauf Berufseinsteigern und auch Quereinsteigern empfehlen?

Wie bereits gesagt: als Einkäufer bekommt man sehr viel von der gesamten Supply Chain mit. Ich zum Beispiel habe jeden Tag Kontakt mit Verkäufern, mit Lieferanten und weiteren Bereichen, erhalte aber auch viele Einblicke in die vor- bzw. nachgelagerten Stationen in einer Lieferkette. Dabei kommen Fragen auf wie: Warum ändert sich denn der Preis bei Artikel X? Gibt es Probleme bei der Herstellung? Wer ist noch alles beteiligt? Ist der Anwender zufrieden? Viele Fragen stellen sich oft schon bei einfachen Beschaffungen und summieren sich zu einem wirklich spannenden und vor allem interessanten Aufgabengebiet. Ich verstehe, wie die ganzen Wertschöpfungsprozesse von der Produktion bis zur Auslieferung und schließlich in der Produktanwendung aussehen. Außerdem kann man sich oft für den Bereich entscheiden, den man selbst am spannendsten findet.

Wir bedanken uns für das Interview.

Lukas Siebel
Mitarbeiter im strategischen Einkauf
Stiftung Hospital zum Heiligen Geist Frankfurt am Main


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